Las 24 mejores herramientas de productividad para aumentar tu eficiencia

Las herramientas de productividad son necesarias en un mundo en el que las 24 horas del día no nos alcanza.

Cada vez más, el trabajo y la vida familiar nos exige mayor tiempo, pero solo las personas productivas logran el equilibro entre ambos.

Debes usar todas las herramientas que ofrece la tecnología para dar un mayor rendimiento y calidad en tu trabajo. Hoy en día, esto pasó de ser un lujo a una completa necesidad.

Por esa razón es que las herramientas de productividad en las empresas han tomado la misma importancia que sus empleados.

Todo esto con el fin de facilitarles la vida y sacar el mayor rendimiento de cada uno de ellos.

Herramientas de productividad laboral y personal.

Conjugando todo lo dicho anteriormente, nos pusimos en la tarea de reunir las mejores aplicaciones y herramientas de productividad que te pueden ayudar a mejorar el desempeño laboral y tu vida personal.

La mayoría de ellas tienen acceso gratis a cierta parte de la herramienta. Te recomendamos que las pruebes en sus versiones gratuitas antes de invertir en ellas.

Esto nunca lo veas como un gasto, sino como una inversión para recuperar uno de los recursos más valioso que tenemos los seres humanos. El tiempo.

Ese tiempo que cuando se va, no regresa nunca jamás. Ese que no se puede reciclar, ni reutilizar, pero sí se puede maximizar.

Herramientas de productividad para almacenamiento y documentos:

En esta parte vamos a revisar cada una de las mejores herramientas de productividad que te serán útiles para almacenar toda la información que trabajas a diario.

Muchas veces tenemos todo en un desorden porque no sabemos como organizarlo y gestionarlo fácilmente.

Por lo tanto, cada una de estas herramientas tienen ventajas que te solucionan muchos problemas y te solucionan la vida. Son perfectas para mejorar la productividad en el trabajo.

1. Dropbox.

Si no es la herramienta de productividad más popular para almacenar archivos en la nube, está en el top 5.

Esta es una plataforma realmente muy intuitiva y fácil de usar. Además, es muy práctica porque te permite compartir el acceso a documentos y carpetas con más personas.

También te permite sincronizar todo su contenido con varios dispositivos para así tener acceso desde cualquier lugar.

Tiene una versión gratuita de 2GB de almacenamiento, suficiente para guardar allí la información más importante.

2. Google Drive.

Esta es una de las herramientas de productividad de Google más usadas por las personas a nivel mundial. Es un lugar seguro para realizar copias de seguridad y acceder a ellas desde cualquier lugar.

Con Drive puedes:

• Almacenar y acceder a documentos desde cualquier lugar.
• Compartir y establecer permisos para archivos y carpetas.
• Tienes aplicación de escáner para almacenar los documentos en papel.
• Puedes editar un documento en tiempo real junto con otra persona desde otro dispositivo.

3. WeTransfer.

WeTransfer es otra de las plataformas online de almacenamiento en la nube que permite gestionar archivos de gran tamaño.

Normalmente esta es una de las herramientas de productividad que es usada para enviar archivos que pesan demasiado.

Tiene una gran ventaja y es que puedes usar sus servicios sin la necesidad de estar registrado en la plataforma.

Envía gratis y sin registro archivos de hasta 2 GB. La plataforma te avisará cuando el archivo enviado haya sido descargado porque tiene un límite de hasta 7 días para poder descargarlo.

4. Office Lens.

Esta es una de las herramientas de productividad que te permite escanear documentos, tableros y fotografías.

Office Lens recorta, mejora y hace legibles las imágenes de pizarras y documentos. Office Lens también puede convertir las imágenes en archivos de Word, PowerPoint y PDF.

Esta aplicación que sirve para el celular, con el modo Pizarra, recorta y limpia los reflejos y las sombras.

5. LastPass.

Nunca más tendrás que preocuparte por memorizar tus contraseñas. Ahora, con LastPass solo tendrás que memorizar tu contraseña principal porque esta aplicación se encargará del resto.

Esta es una de las herramientas de productividad que sirve tanto para computadores, tabletas y celulares.

En el navegador solo tendrás que instalar la extensión y en dispositivos móviles descargas la aplicación que se encargará de todo.

Herramientas para la gestión de tareas:

Las herramientas de productividad que presentaremos a continuación sirven para organizar todas tareas que haces a diario.

Incluye alertas, recordatorios y agendas para que nada se te escape en el día.

6. Evernote.

Evernote es una herramienta de productividad que puede ayudar a ejecutivos, emprendedores y personas con pensamiento creativo a capturar y organizar sus ideas.

Hay muchísimas formas de utilizar esta herramienta. Utilízalo en el trabajo, la universidad y en tu vida personal.

Organiza tu lista de tareas pendientes y todas tus notas en todos tus dispositivos electrónicos.

7. Microsoft To Do.

Microsoft To Do te ayuda a concentrarte, no importa si vas a trabajar o vas a jugar. Este tipo de plataformas, más allá de pertenecer a las herramientas de productividad, son un planificador diario inteligente.

Prepárate para tener éxito con Mi día, que incluye sugerencias inteligentes y personalizadas para actualizar tu lista de tareas pendientes diarias.

Esta plataforma es el reemplazo de Wunderlist, que fue una de las más usadas de todos los tiempos.

8. Google Keep.

Esta es una aplicación ideal para organizar notas y listas. Captura rápidamente lo que tienes en mente y recibe un recordatorio más adelante en el momento y lugar indicado.

También puedes grabar un recordatorio con voz y esta herramienta automáticamente la convertirá en texto. Logrando así, aumentar tu productividad empresarial día tras día.

Como casi todas las herramientas mencionadas hasta aquí, también permite compartir tus apuntes con otros contactos.

9. Todoist.

Organízalo todo con Todoist. Este es otro administrador de tareas que literalmente, te organiza la vida.

Organiza y prioriza fácilmente tus tareas y proyectos de modo que siempre sepas en qué debes trabajar.

Comparte la carga de trabajo. Desde reuniones, hasta listas de supermercado, divide y conquista tus tareas diarias en proyectos compartidos.

10. Any.do

Esta es una aplicación premium que utilizan las personas para permanecer organizadas y poder hacer más cosas.

Puedes establecer recordatorios para evitar que se te olvide hacer cosas importantes.

Si eras de los que usabas Wunderlist, esta plataforma te permite migrar la información de forma simple y automática.

Uno de los pequeños problemas es que no es gratis, pero su precio lo vale porque es una de las aplicaciones más completas del mercado.

11. Remember the milk.

Lo curioso de esta aplicación es su nombre. En español se llamaría “Recuerda la leche”, un nombre muy curioso que busca recordarte todas las tareas que debes hacer.

Remember the milk es una de las herramientas de productividad de lista de tareas para gente ocupada.

Además, puedes conectarte a Google Drive o Dropbox para mantener documentos, hojas de cálculo, presentaciones, fotos y archivos a la mano junto con las tareas relacionadas.

Herramientas de productividad para proyectos:

12. Trello.

Trello es conocido como un centro neurálgico de productividad. Es una plataforma sencilla, flexible y potente.

Aquí encontrarás todo lo que necesitas para tus proyectos: Tableros, listas y tarjetas para poder ver de forma clara quién está haciendo qué y las tareas pendientes.

13. Kanban tool.

Es una herramienta de productividad para la gestión visual de proyectos, la cual mejorará el rendimiento de tu equipo.

A través de Kanban tool descubrirás el verdadero potencial de tu equipo. Permitirás que tus clientes y los miembros de tu equipo colaboren con facilidad y en tiempo real compartiendo tareas, información y comentarios.

14. Toggl plan.

Al igual que las herramientas digitales de productividad mencionadas anteriormente, Toggl plan es otra herramienta para la gestión de proyectos.

Esta podría ser una herramienta útil si tu equipo a menudo colabora con otros departamentos en proyectos.

También podrías trabajar con alguno de estos software para diagrama de Gantt.

Herramientas de productividad para gestión del tiempo:

Si lo que buscas es mejorar en tu organización del tiempo, las herramientas que te mostraremos a continuación te ayudarán.

Cuando organices tus actividades en ellas vas a creer que estás en un día de 48 horas porque tendrás el tiempo para hacer cosas impensadas.

15. Google Calendar.

Otra más del sinnúmero de herramientas de productividad que ofrece Google. Con el uso de esta aplicación obtendrás:

• Diferentes formas de ver tu calendario: Alterna rápidamente entre las vistas de mes, semana y día.
• Eventos de Gmail: Las reservas de vuelos, hoteles, conciertos, restaurantes y demás se agregan automáticamente a tu calendario.
• Tareas pendientes: Usa los recordatorios para crear y ver las tareas pendientes junto con tus eventos.

16. Sesame Time.

Esta es una de las herramientas de productividad más usadas a nivel corporativo para el control del horario. Sirve mucho para controlar el tiempo en las tareas de los empleados de una compañía.

Dentro de la planificación te permite crear calendarios de trabajos para los trabajadores, horarios y turnos.

También podrás crear reglas para contabilizar las horas extra y asígnales distintos valores de acuerdo al día o la hora en que se hagan para que la aplicación calcule el pago.

17. Rescue Time.

Esta es una aplicación que puedes instalar en tu teléfono celular o computadora. Aquí podrás categorizar cada una de tus tareas diarias desde actividades muy productivas, hasta las poco productivas.

Al final del día, la plataforma te entregará las estadísticas de uso en función del tiempo que hayas invertido o gastado según lo que hiciste.

18. Harvest.

Con esta aplicación podrás controlar el tiempo y los gastos tanto de tus negocios, como de forma personal. Aquí podrás identificar los escapes y pérdidas de tiempo que tienen las personas de tu equipo.

Harvest recopila estos datos sin procesar de la hoja de tiempo en un resumen visual de adónde va el tiempo de su equipo.

Herramientas de productividad para comunicación:

Un trabajo en equipo eficaz necesita de las mejores herramientas de comunicación. El contacto permanente entre los miembros del equipo hace que las cosas fluyan más rápidamente.

Por lo tanto, nunca dejes a tu equipo sin una buena plataforma de comunicación y que a su vez, permita intercambiar todo tipo archivos y documentos.

19. WhatsApp.

Es la plataforma de mensajería más reconocida a nivel mundial. Más de tres cuartas partes de los latinoamericanos la usamos todos los días.

Esta aplicación te permite crear grupos con contactos, enviar mensajes masivos de difusión, enviar documentos y archivos en casi todos los formatos existentes.

WhatsApp es conocida por mucho, así que por eso no hablaremos muchos de ella, pero si es esencial que la tengas instalada en tu teléfono móvil. Es completamente gratis

20. Zoom.

Esta es una plataforma para realizar videollamadas y reuniones entre muchísimas personas. Es ideal para los trabajos desde casa para estar conectados con otras personas de tu equipo de trabajo.

Tiene es un versión gratis la posibilidad de sostener una reunión con hasta 100 personas con una duración máxima de 40 minutos.

Además, puedes tener acceso desde tu celular y computador, donde podrás compartir presentación y documentos en las reuniones.

21. Google Hangouts.

Aquí aparece otra de las decenas de herramientas de productividad que tiene Google.

Hangouts funciona muy similar a Zoom y tiene la misma finalidad. Pero la ventaja de usar esta plataforma es que te permite integrarla con la mayoría de aplicaciones de Google.

Tiene una parte de Hangouts Chat que simplemente es para mantener contacto por escrito con las personas.

22. Microsoft Teams.

Es una plataforma de comunicación que combina chat, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integraciones con otras aplicaciones de Microsoft.

Esta es otra de las más usadas por las empresas para mantener una buena comunicación entre sus colaboradores.

En marzo de 2020, Microsoft anunció que Teams había alcanzado los 44 millones de usuarios, esto debido a la pandemia del covid.

23. Google Meet.

Meet es una de las herramientas de productividad de Google para organizar reuniones de forma virtual.

A través de esta plataforma podrás realizar las reuniones de hasta una hora y estar como máximo con 100 participantes.

24. Slack.

Slack es una de las más populares herramientas de comunicación en equipo usada por las compañías en el mundo.

A diferencia del correo electrónico, las conversaciones en Slack son fáciles de seguir. Y son más que conversaciones: puedes hacer llamadas, compartir archivos e incluso conectarte con otras aplicaciones.

¿Qué herramientas de productividad usas a diario?

Ya vimos con detalle cada una de las herramientas de productividad que te queríamos mostrar. Absolutamente todas son buenas y efectivas para buscar cómo ser más productivos.

Ahora, debes escoger las mejores que se adapten a tu tipo de trabajo y tu equipo para que seas más eficiente y efectivo en todo lo que hagas.

Pero también escríbenos en los comentarios debajo, si tienes alguna otra herramienta que has probado y debamos conocer. Tus aportes son la parte más importante de nuestro blog. ¡Gracias!

Continúa leyendo: 10 Herramientas de gestión imprescindibles para un buen trabajo.