Las herramientas de gestión sirven para mejorar cualquier tipo de actividad o rutina diaria que realices. Esto se da porque ayudar a organizar lo que necesitas diariamente para ofrecerte una mejor panorámica de lo que tienes que hacer.
Para las personas que tienen trabajos remotos, estas herramientas son importantes porque te ayudan a no desconcentrarte frente a la cantidad de distracciones que Internet ofrece.
Y para quien trabaja solo, hay varias tareas que necesitan de herramientas de productividad y de gestión del tiempo para ser terminadas en la menor brevedad posible.
Entonces, para ayudarte con la gestión de tus actividades, tanto personales como empresariales, te compartimos las diez mejores herramientas de gestión.
Cada una de ellas será explicada para que comprendas de qué forma cada una de ellas puede aportar a mejorar tus procesos.
¿Qué son las herramientas de gestión?
Las herramientas de gestión empresarial son todos los sistemas, aplicaciones, actividades y metodologías que ayudan a la gestión de una empresa.
El propósito con estas es incrementar el control y el conocimiento de los procesos por parte del emprendedor hacia su empresa. Con el objetivo de mantener el curso hacia los objetivos trazados.
Lo que no se controla no se mide y lo que no se mide no se puede mejorar. Por eso nunca puedes dejar a un lado la implementación de estas herramientas.
Luego de entender qué son las herramientas de gestión, te enseñaremos las diez más utilizadas en las empresas por su efectividad para la mejora de los procesos.
Herramientas de gestión que no puedes olvidar:
A continuación, encontrarás las herramientas de gestión que no puedes dejar a un lado si quieres hacer un excelente trabajo.
Revisa cuál o cuáles de estas satisfacen las necesidades de tu compañía.
1. Análisis DOFA.
El análisis DOFA es una de las herramientas de gestión que se utiliza dentro de una empresa con el objetivo de identificar la situación actual de la misma en sus múltiples escenarios.
Los escenarios están definidos por cuatro variables que son: Las debilidades, fortaleza, amenazas y oportunidades.
Esta herramienta también sirve como apoyo para la planificación de las estrategias a corto, mediano y largo plazo.
La matriz o análisis DOFA también ayudará en la toma de decisiones. Esta hará que las decisiones sean mas racionales porque puedes ver qué está funcionando y qué no.
2. Balanced Scorecard (BSC).
El Balanced Scorecard también es conocido como el cuadro de mando integral. Esta es una de las herramientas de este listado que te permite evaluar el cumplimiento de tus objetivos estratégicos.
Estos objetivos son medidos a través de indicadores que se establecen desde un principio.
Las principales áreas que controla esta herramienta son:
- Las finanzas.
- La calidad de tus productos y servicios.
- Entrenamientos del personal.
- Procesos internos.
- Desarrollo comercial.
Esta herramienta es importante para tu compañía porque te permite alinear tu equipo de trabajo hacia la visión y misión de la empresa. Además, facilita la comunicación hacia todas las áreas.
Por lo tanto, puede ser vista también como una de las herramientas de comunicación dentro de las empresas.
3. Plan de negocios.
Es plan de negocios es una de las herramientas de gestión que no le puede faltar a tu empresa. Es un documento estratégico que sirve para plantear y mostrar las metas y objetivos que se tienen.
Además, en el plan de negocios también se pueden incluir las estrategias y herramientas financieras, de marketing y más. Por lo tanto, en este documento encontrarás:
- Visión general de la compañía.
- Productos y servicios que se tienen.
- Descripción general del modelo de negocio.
- Estados de flujo de efectivo con detalle en ingresos y egresos.
- Proyecciones y estimaciones financieras.
- Identificación del personal requerido y equipo de trabajo.
Aquí estará toda la información de la empresa y las acciones que se van a ejecutar. Para aprender a hacer el plan de negocios perfecto, te sugerimos el siguiente curso:
4. Gestión de la calidad total (TQM).
La gestión de la calidad total es una de las herramientas de gestión de calidad que busca integrar a toda la organización en pro del mejoramiento continuo de sus procesos.
El objetivo de esta es mejorar la calidad de forma continua, gradual y a largo plazo. También puedes mejorar la calidad en insumos, procesos, atención al cliente, gestión de proveedores, etc.
Está relacionada con la manera de planificar, organizar y comprender cada actividad que depende de cada individuo, en cada nivel en la empresa.
5. 5H2W.
Otra de las herramientas de gestión empresarial que es muy fácil de implementar es la 5H2W. Es una metodología algo parecida al ciclo PDCA.
Funciona de la siguiente manera: Son siete preguntas que debes hacer con el objetivo que sus respuestas lleven a identificar una causa raíz.
Las siete preguntas son:
- Who: ¿Quién lo hará?
- What: ¿Qué se hará?
- When: ¿Cuándo se hará?
- Where: ¿Dónde se hará?
- Why: ¿Por qué se hará?
- How: ¿Cómo se hará?
- How much: ¿Cuánto costará?
6. Ciclo PDCA.
El ciclo PDCA es una sigla en inglés conformada por cuatro palabras: Plan, Do, Check y Act. (Planificar, hacer, verificar y actuar).
Es una herramienta de gestión de calidad complementaria a la anterior (TQM) porque garantiza la atención permanente sobre la mejora de la calidad. Permite evaluar el método de trabajo y mejorar con un cambio organizacional cuando sea necesario.
El modelo, como ya lo advertimos, se desarrolla en cuatro etapas:
-
Planificar:
Se identifican los problemas específicos que se pueden enfrentar en la ejecución del proyecto y los recursos que se utilizarán. Además, qué recursos están disponibles y cuales tendrán que ser solicitados.
-
Hacer:
En esta etapa se registra la información relevante, sobre todo los eventuales problemas que se presenten.
-
Verificar:
En esta fase de verificación se miden y evalúan los resultados y se comparan con el trabajo esperado. Se evalúa la efectividad del plan original.
-
Actuar:
Esta es la fase donde se toman las acciones correctivas, pero también de mejora cuando se evidencian oportunidades.
7. Benchmarking.
El benchmarking es una herramienta que permite hacer un seguimiento a tu competencia directa o líderes en el mercado. Entonces, el objetivo es evaluar sus productos, servicios, procesos, entre otras variables.
Además, sirve para compararlos con tus productos y servicios, para identificar lo mejor y adaptarlo a tu negocio.
¡Ojo! No con confundas con espiar ni con copiar. Porque simplemente es una referencia de los mejores aspectos de otras empresas para aplicarlos a la tuya de una mejor forma.
La idea es desarrollar estrategias para superar a tu competencia.
8. KPI.
Sus siglas significan: Key Performance Indicator (KPI). Es otra de las herramientas de gestión empresarial que sirve para medir el desempeño de la compañía.
Los KPI’s son una serie de indicadores que te permiten medir la gestión de la empresa de acuerdo a los objetivos trazados por la misma.
Existen miles de estos que puedes aplicar, pero el punto es saber escoger los mejores indicadores para medir. Lo importante es definir bien el objetivo para saber qué KPI necesitas evaluar.
9. Canvas.
El modelo canvas es la herramienta que sirve para analizar y crear modelos de negocio de forma simplificada. Se utiliza para pasar de ideas de emprendimiento y convertirla en un modelo empresarial.
Para generar un modelo canvas como una de las herramientas de gestión empresarial debes tener en cuenta nueve aspectos:
- Segmento de clientes.
- Propuesta de valor.
- Canales de distribución.
- Relación con los clientes.
- Flujo de ingresos.
- Recursos clave.
- Actividades clave.
- Aliados clave.
- Estructura de costes.
El objetivo es proteger a los emprendedores de los problemas que puedes generarse al abrir un nuevo negocio.
10. Matriz BCG.
La matriz BCG permite analizar qué productos son los más rentables para una compañía y definir así la estrategia de marketing más adecuada para cumplir un objetivo.
Su propósito es ayudarte en la toma de decisiones de distintos enfoques dirigidos a los diferentes tipos de negocios. En otras palabras, indica en qué áreas debes priorizar la inversión.
También permite analizar la cartera de una compañía y comprobar qué productos ofrecen un mejor negocio para la compañía. Además, de cuales son menos rentables.
Puedes echarle un vistazo a estos cursos de administración, los cuales te ayudarán a reforzar estos conceptos.
Importancia de las herramientas de gestión.
Finalmente, todas estas herramientas te ayudarán al momento de mejorar cada uno de los procesos en tu negocio.
Por eso es que tu labor como emprendedor está en conocer bien la operación de tu negocio e identificar qué áreas necesitan intervención para mejorarlas. Ahí es cuando cobra importancia las herramientas de gestión.
Como lo vimos anteriormente, estas te ayudarán a mantener la empresa en las mejores condiciones. Esto en todos los aspectos, tanto financieros, como humanos y operacionales en general.
Además de la gestión de procesos, también es importante saber cómo aprovechar el tiempo al máximo para cumplir con todos lo planificado.
¡Gracias por leernos y hasta pronto!
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